Indexar a base de documentos no computador muda a forma de procurar dentro do acervo do escritório, mas não alcança o que nunca entrou nele.
Quem trabalha em escritório de advocacia conhece a situação. O cliente conta um caso e alguém na sala lembra de uma contestação parecida, de uns dois anos atrás, que deu certo. A partir daí começa uma parte do trabalho que ninguém cronometra. Abre-se a pasta daquele ano e a peça não está lá. Abre-se a pasta do cliente antigo, que na época foi salva com o nome do estagiário que fez o protocolo, e também não está. Procura-se no e-mail, depois no computador que ficou na outra mesa, e ainda no HD externo que veio da mudança de sala. No fim das contas alguém redige tudo de novo. A peça existia, só que ninguém achou.
Isso acontece o tempo todo em escritório pequeno e médio, e não é por desleixo. O arquivo digital cresceu por acúmulo, sem catálogo nenhum, e ficou dependendo de uma pessoa se lembrar de onde guardou cada coisa. Enquanto o acervo cabia numa prateleira, a memória dava conta. Depois de alguns anos de processo eletrônico, deixa de dar.
O que significa “base indexada”
Indexar é montar um índice do conteúdo dos arquivos que já estão no computador. Em vez de procurar pelo nome do arquivo ou pela pasta onde ele deveria estar, a busca passa a olhar o que está escrito dentro dos documentos. O advogado descreve o que precisa, a tese ou o tipo de peça, por exemplo, e o que aparece são os documentos do próprio escritório que tratam daquele assunto.
É esse o papel da ferramenta chamada Nova Base no programa da Locus.IA, empresa que desenvolve o sistema no interior do Paraná. Ela indexa os documentos que estão no computador e é dessa base que as outras funções do programa leem. A partir da base indexada, a Oficina da Escrita monta uma peça em Word já formatado, replicando o modelo do próprio escritório em vez de devolver um texto genérico. Cada peça consome uma análise.
O que muda é o método. A procura deixa de depender de lembrar e passa a depender de descrever. O material que sai é o material da casa, com o jeito de escrever da casa, e não um texto que veio de fora e precisa ser reescrito inteiro para parecer do escritório.
O que isso não resolve
Base indexada tem limites, e é bom conhecer esses limites antes de contratar qualquer coisa.
O primeiro é óbvio quando dito em voz alta: o que não está no computador não entra no índice. Documento que ficou no e-mail de alguém, ou no celular, ou naquele HD que ninguém plugou, continua invisível para a busca. Migrar o acervo para o computador é trabalho humano e vem antes de tudo.
Outro limite é o documento que existe mas não é texto, como a certidão digitalizada ou o contrato antigo que virou foto. Nesse caso a leitura do que está na imagem depende da ferramenta de transcrição do programa, que é onde fica o OCR. Essa leitura acontece ali, na transcrição, e não em qualquer outro canto do sistema.
Tem ainda a questão menos técnica, e talvez a mais importante. Achar o documento não substitui decidir o que fazer com ele. A peça de dois anos atrás pode estar superada, pode ter sido escrita para outro juízo, e por aí vai. Quem confere isso é o advogado.
Há também o que o escritório assume ao juntar tudo num só lugar. Petição inicial e documentos de processo carregam dado pessoal e muitas vezes dado pessoal sensível, como informação de saúde ou de situação financeira, e isso está sob a Lei 13.709/2018. O sigilo profissional é dever do advogado e continua existindo depois que o arquivo mudou de suporte. No programa, a pseudonimização substitui identificadores por rótulos antes do envio e opera nas perguntas aos documentos e na Oficina da Escrita, e também na calculadora. Na conferência e na transcrição ela não opera. Quem contrata precisa saber disso antes, e não depois.
O que diz o desenvolvedor
Guilherme F. Pereira, advogado e fundador da Locus.IA, escreveu o programa primeiro para a própria mesa e para a mesa da esposa, que é tabeliã, e só depois transformou aquilo em produto. Ele diz que o problema costuma ser mal formulado, e que isso atrapalha a discussão.
“Olha, ninguém perde causa por não achar arquivo. Perde tempo, que é pior, porque tempo perdido não aparece em relatório nenhum”, afirma.
Pereira insiste que a expectativa costuma vir grande demais. “Base indexada não organiza escritório desorganizado. O que ela faz é parar de exigir que alguém lembre onde é que guardou aquilo. Então o resto, o resto continua com você.”
Para quem está avaliando ferramentas desse tipo, é bom ler com calma o que muda entre um sistema que indexa no próprio computador e um serviço que sobe tudo para servidor de terceiro. Há uma comparação detalhada dos pontos que devem ser checados antes de assinar uma ferramenta de IA jurídica, incluindo onde os documentos ficam e o que o contrato prevê.
O ganho na rotina é pequeno e vai se acumulando: a manhã que não foi gasta procurando, a resposta ao cliente que não precisou esperar até a tarde. Antes de contratar, o escritório deve levantar o que está fora do computador e o que está em imagem, porque esses documentos precisam ser tratados antes de qualquer indexação.
